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Unternehmensführung und Compliance

Als international tätiger Konzern ist STADA einem breiten Spektrum an rechtlichen Rahmenbedingungen unterworfen. Ihre Einhaltung ist das Fundament einer verantwortungsvollen, nachhaltigen und erfolgreichen Unternehmensführung – denn ungesetzliches Verhalten oder bereits der Anschein einer Rechtsverletzung kann die Reputation und Marktposition des Unternehmens nachhaltig schädigen und dadurch großen wirtschaftlichen Schaden verursachen. Aus diesem Grund bestimmen die Grundsätze einer transparenten, verantwortungsvollen und wertorientierten Unternehmensführung das Handeln der Leitungs-und Aufsichtsgremien von STADA. Darüber hinaus umfasst der regulatorische Rahmen, in dem das Unternehmen agiert, neben den gesetzlichen Vorschriften und weiteren Regelwerken wie bspw. dem Deutschen Corporate Governance Kodex auch die Vorgaben ihres internen Kontroll- und Risikomanagement-Systems, den STADA-Verhaltenskodex (Code of Conduct) sowie die daraus abgeleiteten, themenspezifischen Corporate Policies.

STADAs Code of Conduct, ihr Corporate Governance Bericht einschließlich Entsprechenserklärung von Vorstand und Aufsichtsrat sowie die Erklärung zur Unternehmensführung für die STADA Arzneimittel AG und den Konzern sind hier auf der STADA Unternehmenswebsite veröffentlicht.

 

STADA-Verhaltenskodex

STADAs Verhaltenskodex (Code of Conduct) sowie ihre Corporate Policies dienen nicht nur dem Unternehmen selbst, sondern insbesondere auch seinen Mitarbeitern während ihrer täglichen Arbeit als Orientierung für richtiges Verhalten bei rechtlichen und ethischen Herausforderungen. Darüber hinaus sollen sie dabei helfen, u.a. korruptivem Verhalten vorzubeugen. Der Code of Conduct beinhaltet verbindliche Verhaltensregeln zu Themenbereichen wie etwa Anti-Korruption, fairem Wettbewerb, sozialen Geboten hinsichtlich Toleranz und Respekt sowie zum Umgang mit Medien. Um Mitarbeiter mit den Inhalten des Verhaltenskodex vertraut zu machen, werden sie durch das Compliance Office bspw. im Rahmen eines interaktiven E-Learning-Seminars einschließlich praxisnaher Fallbeispiele geschult. Für die Zusammenarbeit mit Heilberufsangehörigen bestehen darüber hinaus spezielle Richtlinien, die als Verhaltensmaßstab für den ordnungsgemäßen Umgang mit etwa Zuwendungen, Einladungen und ähnlichen Sachverhalten dienen und so jegliches Fehlverhalten vermeiden sollen.

Im Geschäftsjahr 2018 wurde eine aktualisierte und erweiterte Version des Verhaltenskodex veröffentlicht, die für alle Mitarbeiter sowie für die Mitglieder des Vorstands der STADA Arzneimittel AG und aller nationalen und internationalen Tochtergesellschaften, die direkt oder indirekt durch STADA kontrolliert werden, Gültigkeit hat. Mit dieser aktualisierten Fassung werden die lokalen Gegebenheiten der ausländischen Tochtergesellschaften noch besser berücksichtigt.

Im Geschäftsjahr 2019 sollen die internen Kommunikationsmaßnahmen in Bezug auf Compliance-Themen sowie die Werte von STADA auf globalem Level weiter ausgebaut und intensiviert werden, bspw. durch regelmäßige Newsletter und Intranet-Beiträge.

 

Compliance Management

Um die Einhaltung geltenden Rechts sicherzustellen, hat STADA ein umfassendes Compliance-Management-System implementiert, das die Kernfelder Korruptionsbekämpfung, Kartellrecht, Exportkontrolle, Geldwäsche und Datenschutz umfasst.

Ein wesentlicher Bestandteil des Compliance-Management-Systems bei STADA ist das Corporate Compliance Office, das sich als unabhängiger und objektiver Berater versteht. Seine Aufgabe besteht darin, das Unternehmen vor finanziellen und reputationsbezogenen Schäden zu schützen, STADAs Management und ihre Mitarbeiter vor persönlicher Haftung zu bewahren und das Entstehen von Wettbewerbsnachteilen zu verhindern. So verfolgt es interne und externe Hinweise, klärt Sachverhalte unter Berücksichtigung des Verhältnismäßigkeitsprinzips auf, spricht Empfehlungen zur Optimierung unternehmensinterner Abläufe aus und steht im regelmäßigen Informationsaustausch mit anderen Fachbereichen, insbesondere der Internen Revision und dem Risikomanagement. Zudem steht sowohl Mitarbeitern als auch Geschäftspartnern und sonstigen Dritten ein neutraler und unabhängiger Ombudsmann als Ansprechpartner für die Meldung von Verdachtsfällen zur Verfügung. Hier auf der Unternehmenswebsite finden Sie die Kontaktdaten des Ombudsmanns. Seine Aufgabe besteht darin, Hinweise vertraulich entgegenzunehmen und diese nach Zustimmung des Hinweisgebers oder anonymisiert an das Compliance Office weiterzuleiten.

Dezentral gibt es separate Compliance-Abteilungen, die das Thema lokal betreuen und als Ansprechpartner vor Ort agieren. Sie unterstützen das Corporate Compliance Office und stehen mit ihm in einem intensiven Dialog.

Durch eine regelmäßige Überprüfung des bestehenden Compliance-Management-Systems soll dieses kontinuierlich optimiert und gleichzeitig der internationale Austausch zwischen den Compliance-Verantwortlichen weiter intensiviert werden. Im Geschäftsjahr 2017 wurde ein erweitertes Reporting durch die Tochtergesellschaften an das Compliance Office aufgesetzt. Im Rahmen dessen werden Angaben der Tochtergesellschaften zu den einzelnen Compliance-Themenfeldern eingeholt und ausgewertet, um daraus wiederum neue Optimierungsmaßnahmen ableiten zu können. Gleichzeitig findet seit dem Jahr 2016 eine systematische Bestandsaufnahme und Bewertung einzelner Standorte hinsichtlich ihrer Aufstellung im Bereich Compliance statt („Readiness-Assessment“) – mit dem Ziel, die konzernweite Compliance-Organisation sukzessive zu stärken. Im Geschäftsjahr 2018 lag der Fokus insbesondere auf der „Readiness“ der einzelnen Standorte hinsichtlich der Umsetzung der neu in Kraft getretenen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

 

Internes Kontroll- und Risikomanagementsystem

Grundlage verantwortungsvoller Unternehmensführung ist ferner STADAs internes Kontroll- und Risikomanagement-System, das den verantwortungsbewussten Umgang mit Risiken sicherstellen soll. Es versetzt den Vorstand in die Lage, konzernweit Risiken und Markttendenzen frühzeitig zu erkennen, um dadurch unverzüglich auf relevante Veränderungen des Risikoprofils reagieren zu können. Dabei sind sämtliche Abteilungen an das Risikomanagement-System angeschlossen, so dass eine flächendeckende Risikoüberwachung – einschließlich der Überwachung potenzieller Risiken aus den nichtfinanziellen Themenfeldern – ermöglicht wird.

Das interne Kontroll- und Risikomanagement-System ist Gegenstand der jährlichen Abschlussprüfung sowie in regelmäßigen Abständen Gegenstand eines Audits der Internen Revision. Der Bereich Interne Revision unterstützt den Vorstand zudem als unabhängige Instanz außerhalb des operativen Tagesgeschäfts, indem er konzernweit interne Abläufe und Prozesse aus einer objektiven Sicht und mit der erforderlichen Distanz beurteilt. Ziel ist es, durch verbesserte interne Kontrollen Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu reduzieren, Effizienzgewinne zu realisieren und so intern gesetzte Ziele zu erreichen (vgl. „Geschäftsbericht 2018: Chancen- und Risikobericht – Internes Kontroll- und Risikomanagement-System für den Konzernrechnungslegungsprozess [Bericht gemäß §§ 289 Absatz 5, 315 Absatz 2 Nr. 5 HGB]“).

 

Environment, Health and Safety (EHS)

Gute Unternehmensführung bedeutet nicht nur, seine Entscheidungen und Handlungen am gesetzlichen Ordnungsrahmen auszurichten. Gute Unternehmensführung bedeutet auch, über die gesetzlichen Vorgaben hinaus Maßnahmen zu ergreifen, die nachhaltiges und verantwortungsbewusstes Handeln forcieren.

Im Geschäftsjahr 2018 hat STADA die zentrale Abteilung „Corporate EHS“ aufgebaut. Mit dem Ziel, potenzielle EHS-Risiken zu minimieren und zu Grunde liegende Prozesse zu optimieren, besteht ihre Aufgabe im Wesentlichen darin, konzernweit gültige EHS-Vorgaben zu definieren, deren Implementierung auf lokaler Ebene zu begleiten und im Nachgang ihre Umsetzung zu überwachen.

Fokus der neu etablierten Abteilung Corporate EHS lag im Berichtszeitraum insbesondere darauf, in einem ersten Schritt eine konzernweit gültige Richtlinie zum Thema EHS&S (Environment, Health and Safety & Sustainability) zu erstellen und nach Inkrafttreten ihre Umsetzung anzustoßen. Gleichzeitig wurde mit der Entwicklung eines globalen Systems begonnen, das im Rahmen von Standardarbeitsanweisungen die EHS-Anforderungen beschreibt, die die Konzernzentrale an ihre Standorte stellt. Die Implementierungsphase soll bis Ende März 2019 abgeschlossen sein. Während die Überprüfung der Umsetzung voraussichtlich erst ab dem Geschäftsjahr 2020 stattfinden wird, soll mit der Abfrage bestimmter Kennzahlen zu Umweltthemen und Arbeitssicherheit bereits im April 2019 begonnen werden.

Den Anspruch, den STADA an sich selbst stellt, stellt das Unternehmen zunehmend auch an seine Geschäftspartner. Aus diesem Grund hat STADA in 2015 einen auf dem „Business Social Compliance Index (BSCI)“-Verhaltenskodex basierenden Fragebogen („Social Compliance Questionnaire“) erstellt, mit dem das Unternehmen in einem ersten Schritt wesentliche direkte Lieferanten aus dem asiatischen Raum u.a. zu Arbeitsbedingungen und ethischen Standards befragt hat.

Im Geschäftsjahr 2018 wurde der Social Compliance Questionnaire einer Überprüfung durch die neue Abteilung Corporate EHS hinsichtlich Aufbau und Plausibilität sowie der abgefragten Themenbereiche unterzogen. Im Rahmen einer für das 1. Quartal 2019 geplanten Aktualisierung des Fragebogens soll dieser zum einen hinsichtlich des identifizierten Optimierungsbedarfs bei der Abfrage überarbeitet werden. Zum anderen wird eine Erweiterung um Fragen zu Themen wie Umweltmanagementsystemen sowie Arbeitssicherheit und -schutz erfolgen. Im Nachgang dazu sollen STADAs direkte Lieferanten und Hersteller mittels des aktualisierten Fragebogens sukzessive erneut befragt und bewertet werden.