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Verantwortungsvolle Unternehmensführung und Compliance

Als international tätiger Konzern ist STADA einem breiten Spektrum an rechtlichen Rahmenbedingungen unterworfen. Ihre Einhaltung ist das Fundament einer verantwortungsvollen, nachhaltigen und erfolgreichen Unternehmensführung – denn ungesetzliches Verhalten oder bereits der Anschein einer Rechtsverletzung kann die Reputation und Marktposition des Unternehmens nachhaltig schädigen und dadurch großen wirtschaftlichen Schaden verursachen. Aus diesem Grund bestimmen die Grundsätze einer transparenten, verantwortungsvollen und wertorientierten Unternehmensführung das Handeln der Leitungs­ und Aufsichtsgremien von STADA. Darüber hinaus umfasst der regulatorische Rahmen, in dem das Unternehmen agiert, neben den gesetzlichen Vorschriften und weiteren Regelwerken auch die Vorgaben ihres internen Kontroll­ und Risikomanagement­ Systems, den STADA­Verhaltenskodex Code of Conduct sowie die daraus abgeleiteten, themenspezifischen Corporate Poli­cies.

STADA-Verhaltenskodex

STADAs Verhaltenskodex (Code of Conduct) sowie ihre Corporate Policies dienen nicht nur dem Unternehmen selbst, sondern insbesondere auch seinen Mitarbeitern während ihrer täglichen Arbeit als Orientierung für richtiges Verhalten bei rechtlichen und ethischen Herausforderungen. Darüber hinaus sollen sie dabei helfen, u.a. korruptivem Verhalten vorzubeugen. Der Code of Conduct beinhaltet verbindliche Verhaltensregeln zu Themenbereichen wie etwa Anti-Korruption, fairem Wettbewerb, sozialen Geboten hinsichtlich Toleranz und Respekt sowie zum Umgang mit Medien. Um Mitarbeiter mit den Inhalten des Verhaltenskodex vertraut zu machen, werden sie durch das Compliance Office bspw. im Rahmen eines interaktiven E-Learnings einschließlich praxisnaher Fallbeispiele geschult. Für die Zusammenarbeit mit Heilberufsangehörigen bestehen darüber hinaus spezielle Richtlinien, die als Verhaltensmaßstab für den ordnungsgemäßen Umgang mit etwa Zuwendungen, Einladungen und ähnlichen Sachverhalten dienen und so jegliches Fehlverhalten vermeiden sollen.

Der Fokus lag im Berichtsjahr u.a. darauf, die besonderen Herausforderungen durch „Compliance während Corona“ sicher- zustellen. Dies umfasste u.a. die datenschutzrechtliche Beurteilung von Fragestellungen zum Arbeiten von zu Hause oder zu neuen Sicherheitsmaßnahmen wie Corona-Tests. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Compliance-seitigen Post-Merger- Integration, bspw. von Walmark, einem führenden Unternehmen im Bereich Consumer-Healthcare in Osteuropa. Zudem hat eine globale (virtuelle) Compliance-Konferenz stattgefunden, die den Austausch innerhalb der globalen Compliance- Organisation weiter gestärkt hat. Um dies zu unterstützen, wurden zudem weitere regionale Compliance-Funktionen geschaffen und das Compliance-Know-how im Unternehmen weiter ausgebaut und gefestigt.

Weiterhin wurde eine globale Policy zum Thema „Sales und Marketing“ sowie ein Update zur globalen Archivierungs-Policy implementiert, um das Compliance-Management-System weiter zu stärken.

Für das Geschäftsjahr 2021 ist eine detaillierte Überprüfung des Compliance-Management-Systems geplant, um im Rahmen eines „Best-Practice-Sharing“ weitere lokale Anpassungen vorzunehmen und das globale Compliance-Management-System weiter zu stärken.

Compliance-Management

Um die Einhaltung geltenden Rechts und interner Regeln sicherzustellen, hat STADA ein umfassendes Compliance-Management-System implementiert, das die Kernfelder Korruptionsbekämpfung, Kartellrecht, Exportkontrolle, Geldwäsche und Datenschutz umfasst.

Ein wesentlicher Bestandteil des Compliance-Management-Systems bei STADA ist das Corporate Compliance Office, das sich als unabhängiger und objektiver Berater versteht. Seine Aufgabe besteht darin, das Unternehmen vor finanziellen und reputationsbezogenen Schäden zu schützen, STADAs Management und ihre Mitarbeiter vor persönlicher Haftung zu bewahren und das Entstehen von Wettbewerbsnachteilen zu verhindern. So verfolgt es interne und externe Hinweise, klärt Sachverhalte unter Berücksichtigung des Verhältnismäßigkeitsprinzips auf, spricht Empfehlungen zur Optimierung unternehmensinterner Abläufe aus und steht im regelmäßigen Informationsaustausch mit anderen Fachbereichen, insbesondere der Internen Revision und dem Risikomanagement. Zudem steht sowohl Mitarbeitern als auch Geschäftspartnern und sonstigen Dritten ein neutraler und unabhängiger Ombudsmanns als Ansprechpartner für die Meldung von Verdachtsfällen zur Verfügung. Seine Aufgabe besteht darin, Hinweise vertraulich entgegenzunehmen und diese nach Zustimmung des Hinweisgebers oder anonymisiert an das Compliance Office weiterzuleiten. Je nach Einzelfall wird dann über das weitere Vorgehen entschieden.

Dezentral gibt es separate Compliance-Abteilungen, die das Thema lokal betreuen und als Ansprechpartner vor Ort agieren. Sie unterstützen das Corporate Compliance Office und stehen mit ihm in einem intensiven Dialog.

Durch eine regelmäßige Überprüfung des bestehenden Compliance-Management-Systems soll dieses kontinuierlich optimiert und gleichzeitig der internationale Austausch zwischen den Compliance-Verantwortlichen weiter intensiviert werden. Im Geschäftsjahr 2017 wurde ein erweitertes Reporting durch die Tochtergesellschaften an das Compliance Office aufgesetzt, das kontinuierlich weiterentwickelt wird. Im Rahmen dessen werden Angaben der Tochtergesellschaften zu den einzelnen Compliance-Themenfeldern eingeholt und ausgewertet, um daraus wiederum neue Optimierungsmaßnahmen ableiten zu können. Zudem findet ein regelmäßiger Austausch mit Internal Audit statt, bei dem Risiken sowie weitere Optimierungen besprochen werden.

 

Internes Kontroll- und Risikomanagement-System

Grundlage verantwortungsvoller Unternehmensführung ist STADAs internes Kontroll- und Risikomanagement-System, das den verantwortungsbewussten Umgang mit Risiken sicherstellen soll. Es versetzt den Vorstand in die Lage, konzernweit Risiken und Markttendenzen frühzeitig zu erkennen, um dadurch unverzüglich auf relevante Veränderungen des Risikoprofils reagieren zu können. Dabei sind sämtliche Abteilungen an das Risikomanagement-System angeschlossen, so dass eine flächen- deckende Risikoüberwachung – einschließlich der Überwachung potenzieller Risiken aus den nichtfinanziellen Themenfeldern – ermöglicht wird. Die Überwachung der nichtfinanziellen Risiken erfolgt nach dem gleichen Schema wie die Überwachung der finanziellen Risiken. Generell wird bei jedem erfassten Risiko neben der direkten Auswirkung auch die indirekte Auswirkung des Risikos bewertet und dargestellt. Durch diese Mitberücksichtigung indirekter Auswirkungen wird auch bei nichtfinanziellen Risiken eine Erfassung gewährleistet, deren finanziell bewertbare Auswirkung ermittelbar und im Risikomanagement-System abbildbar ist.

Das interne Kontroll- und Risikomanagement-System ist Gegenstand der jährlichen Abschlussprüfung sowie in regelmäßigen Abständen Gegenstand eines Audits der Internen Revision. Der Bereich Interne Revision unterstützt den Vorstand zudem als unabhängige Instanz außerhalb des operativen Tagesgeschäfts, indem er konzernweit interne Abläufe und Prozesse aus einer objektiven Sicht und mit der erforderlichen Distanz beurteilt. Ziel ist es, durch verbesserte interne Kontrollen Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu reduzieren, Effizienzgewinne zu realisieren und so intern gesetzte Ziele zu erreichen (vgl. „Chancen- und Risikobericht – Internes Kontroll- und Risikomanagement-System für den Konzernrechnungslegungsprozess [Bericht gemäß §§ 289 Absatz 4, 315 Absatz 4 HGB]“).